Política de Seguridad

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que las reglamenten, modifiquen, complementen o adicionen. SEGURIDAD VELSEGC LTDA, (“VELSEGC”) pone a disposición de los Titulares de la información a quienes competa la presente política de privacidad y tratamiento de Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles desarrollada por la Empresa (en adelante la “Política”). Este mismo documento será puesto en conocimiento de los Encargados del Tratamiento y/o funcionarios de VELSEGC para que den cabal cumplimiento a la misma.

La presente Política tiene como objeto establecer los lineamientos conforme a los cuales VELSEGC realizará directamente o a través de terceros el tratamiento de Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles contenidos en sus bases de datos buscando siempre prevenir el uso y manejo indebidos de los mismos y garantizando medidas de seguridad y confidencialidad adecuadas. En la presente Política se establecen los derechos y responsabilidades de los Titulares de la información, así como los deberes y compromisos de VELSEGC en la utilización de dicha información.

Por lo anterior, los Titulares deben leer previo a entregar su información personal, detallada y cuidadosamente esta Política. Los términos y condiciones señalados en la presente aplicarán para los Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles suministrados físicamente así como a través de mecanismos no presenciales (Sistemas de información, correos electrónicos, etc.) de la Compañía, razón por la cual se recomienda estar al tanto de los mismos antes de utilizar o consultar con VELSEGC; de no estar de acuerdo con la presente Política, los Titulares deberán abstenerse de utilizar los sistemas de información de VELSEGC o de proporcionar sus datos a VELSEGC.
1. Responsable del tratamiento de la información
Para todos los efectos SEGURIDAD VELSEGC LTDA es la persona jurídica a la cual se refiere esta Política, de orden privado, Responsable del Tratamiento de la información. Para conocimiento del público, sus datos son los siguientes:

Razón Social SEGURIDAD VELSEGC LTDA
Domicilio Popayán.
Correo Electrónico gerencia@velsegc.com
Teléfono 320-710-91-58

2. Alcance
La presente Política será aplicable al tratamiento de datos de proveedores, contratistas, aliados, empleados, clientes y/o terceros cuyos Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles hayan sido recolectados por la Empresa a través de diferentes medios tales como correos electrónicos, o por cualquier otro mecanismo presencial o no presencial.

3. Glosario
· Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles.
· Aviso de Privacidad: Se refiere al texto que se pondrá a disposición de los Titulares cuando no sea posible revelar esta Política de Privacidad.
· Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles que sea objeto de Tratamiento por parte de VELSEGC o de un tercero encargado por ésta.
· Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles por cuenta de VELSEGC.
· Información/Datos Personales: Se refiere a cualquier información que sea tratada por VELSEGC o por un tercero que éste designe y que identifica a una persona, o que puede razonablemente ser utilizada para identificar una persona, ya sea directa o indirectamente, sola o combinada con otros datos.
· Información Personal o Datos Personales Sensibles: Se refiere a la Información Personal de una persona que, si se utiliza de manera incorrecta, podría causar daño financiero, en su reputación, político, personal o social y, por lo tanto, requiere de un nivel extra de protección y de un alto nivel de cuidado, generalmente basado en la ley vigente. A continuación, se mencionan ejemplos de Información Personal Sensible que están sujetos a esta Política:
a. Información relacionada con una condición de salud o médica.
b. Origen racial o étnico, opiniones políticas, creencias religiosas o filosóficas, afiliación sindical.
c. Orientación o preferencias sexuales.
d. Información relacionada con los delitos o condenas penales.
e. Información sobre los niños, niñas y adolescentes.

· Responsable del Tratamiento: Será VELSEGC, al ser la entidad que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles.
· SIC: se refiere a la Superintendencia de Industria y Comercio.
· Tercero: La persona física o moral, nacional o extranjera distinta del Titular o de VELSEGC.
· Titular: Persona natural cuyos Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles sean objeto de Tratamiento.
· Transferencia: Actividad que tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles, envía información o Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles a un tercero que actuará como Responsable de los datos y que podrá estar dentro o fuera del país.
· Transmisión: Tratamiento de Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, teniendo por objeto que se realice el Tratamiento por parte de un Encargado por cuenta del Responsable.
· Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y finalidades
VELSEGC recolecta Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles para lo cual solicita autorización previa y expresa de los Titulares de los mismos. En dichas autorizaciones ALEF informa al Titular las finalidades específicas para las cuales recolecta su información. Sin embargo, de manera general VELSEGC recolecta la información de los Titulares con las siguientes finalidades, según corresponda al tipo de Dato Personal y/o Dato Personal Sensible que se trate:

· Cumplir con las obligaciones contraídas con los Titulares de los Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles.
· Desarrollo de las actividades que tenga con los titulares de la información.
· Realizar actividades propias de su objeto social.
· Realizar la gestión y administración de los Recursos Humanos.
· Atender y gestionar las solicitudes y sugerencias realizadas por los Titulares.
· Compartir y Transmitir datos a terceros proveedores de servicios que se encarguen del Tratamiento de los Datos, quienes podrán almacenar, tratar, proteger y mantener los Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles entregados. En estos casos se informará a los Titulares los datos de contacto del tercero Encargado del Tratamiento de los Datos.
· Los Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles de los Titulares podrán ser divulgados por parte de VELSEGC a fin de brindar la información a las entidades gubernamentales cuando estas así lo soliciten, dar cumplimiento a las normas laborales y tributarias; y atender requerimientos administrativos y judiciales, pudiendo ser entregados para estos fines a abogados y asesores externos, o auditores.
· En la ejecución de los contratos de trabajo, se realizará el Tratamiento de Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles a fin de dar cumplimiento a las obligaciones propias del mismo.
· En el caso de Información Personal recopilada a través de Sistemas de Información, dicha información podrá usarse para agregar al titular de la información a las listas de suscripción de correo electrónico, analizar tendencias y estadísticas, mejorar la operación del sitio, brindar contenido y anuncios, y enviar materiales de información sobre VELSEGC;
· Cuando se obtengan Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles de niños, niñas y adolescentes, se obtendrá la Autorización de los padres o tutor del menor.

Teniendo en cuenta los diferentes grupos de interés de VELSEGC, éste recolecta la información de los Titulares con las finalidades generales que se describieron anteriormente, sin embargo, al momento de solicitar la autorización previa y expresa del titular, se le informará a este último las finalidades específicas para las cuales recolecta su información.

Los Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles serán mantenidos con las debidas condiciones de seguridad y confidencialidad establecidas en la presente Política y en las normas legales que rigen la materia y su uso se hará exclusivamente para cumplir con los propósitos y fines para los cuales fue suministrada. No obstante, es posible que VELSEGC tenga que compartir dicha información con otras instituciones o personas con las cuales tiene algún tipo de relación, o que por disposición legal esté obligado a ello.

En caso de que la Información Personal solicitada sea susceptible de ser transferida a terceros para los fines arriba mencionados, dicha transferencia se hará con base en la autorización dada por los Titulares de manera previa, expresa y escrita mediante la cual se autorizará la transferencia de la Información Personal suministrada. En el caso de modificación en las finalidades del Tratamiento para los cuales un Titular hubiese otorgado su autorización inicial, se obtendrá una nueva autorización, en los términos exigidos por la regulación aplicable.

4.1. Finalidades del tratamiento de la base de datos de recursos humanos
Para el caso de los Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles de empleados, personal, y aspirantes y cualquier otro tipo de persona que pueda tener vinculación alguna con el departamento de Recursos Humanos de VELSEGC, los datos personales únicamente podrán ser tratados con las siguientes finalidades:

· Realizar la gestión y administración de los Recursos Humanos de VELSEGC.
· Realizar el pago de nómina y de continuación al Sistema General de Seguridad Social en Salud y Pensión.
· Desarrollar y ejecutar planes y políticas internas de Recursos Humanos.
· Dar cumplimiento a las normas laborales y tributarias.
· Todas las actividades y tratamiento que sean necesarias para dar cumplimiento al contrato laboral.
· Conservación documental según la normatividad aplicable.
· Las demás establecidas en el correspondiente Aviso de Privacidad o Autorización del Titular.

4.2. Finalidades del tratamiento de la base de datos de proveedores, contratistas y productores
En relación con los Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles de proveedores y contratistas personas naturales los mismos se tratarán de manera general con las siguientes finalidades:
· Verificar la idoneidad y competencia de los proveedores, atendiendo las características de los bienes o servicios que se contraten con el proveedor.
· Alimentar el registro de proveedores de VELSEGC.
· Realizar el pago por productos vendidos o servicios prestados.
· Hacer seguimiento a las diferentes interacciones que tenga con el proveedor por cualquier medio.
· Contactar al Proveedor en caso de requerir servicios y/o bienes adicionales.
· Las demás establecidas en el correspondiente Aviso de Privacidad o Autorización del Titular.

En general los citados Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles se utilizarán para la correcta ejecución del contrato y/o relación comercial que pueda existir con VELSEGC, y para las finalidades que se establezcan en el correspondiente documento de vinculación.
4.3. Finalidades del tratamiento de la base de datos de clientes
En desarrollo de su objeto social VELSEGC podrá contar con los datos de contactos comerciales de sus clientes, por lo que dicha información podrá ser utilizada para las siguientes finalidades:
· Alimentar el registro de Clientes de VELSEGC
· Proporcionarle información relacionada con la ejecución de la relación comercial con VELSEGC
· El envío de documentos o información relacionada con VELSEGC.
· Todas las actividades y tratamiento que sean necesarias para dar cumplimiento a las actividades desarrolladas por ALEF que tengan que ver con los clientes.
· Las demás establecidas en el correspondiente Aviso de Privacidad o Autorización del Titular.

4.4. Finalidades del tratamiento de los sistemas de video vigilancia y bases de datos de visitantes
En desarrollo de su objeto social VELSEGC podrá contar con Circuitos Cerrados de Televisión en sus instalaciones y oficinas para supervisar el adecuado comportamiento dentro de las mismas y como herramienta para la seguridad y protección de sus empleados, visitantes y de los bienes que se encuentran dentro de sus instalaciones.

La información recolectada a través de este sistema de usará exclusivamente para las finalidades mencionadas anteriormente y en todo caso se dará previo aviso de esto a los Titulares.

4.5. Tratamiento de datos personales en calidad de encargado
VELSEGC podrá realizar el Tratamiento de los Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles a nombre y por cuenta de los clientes que así lo requieran y teniendo en cuenta los principios que tutelan dichos datos, y para los fines expresamente señalados en el respectivo Aviso de Privacidad o Autorización

En los casos en que VELSEGC actué en calidad de Encargado del Tratamiento pondrá en práctica las medidas técnicas y organizativas que resulten necesarias para proteger los Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles contra su destrucción accidental o ilícita, su pérdida o alteración accidentales o su divulgación o acceso no autorizados, y que garanticen el nivel de seguridad apropiado a los riesgos que entraña el tratamiento y a la naturaleza de los datos que han de protegerse.
Adicionalmente, VELSEGC implementará procedimientos que garanticen que cualquier tercero al que se dé acceso a los Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles, respetará y preservará la confidencialidad y seguridad de los Datos Personales y Datos Personales Sensibles. Únicamente podrán tener acceso a los Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles aquellas personas que sean necesarias para la prestación de los servicios acorados entre VELSEGC y el Cliente, y únicamente para las finalidades establecidas en el respectivo Aviso de Privacidad o Autorización y mantendrá como confidencial todos los Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles que son transmitidos, excepto en los casos en que son requeridos por una autoridad competente y siempre que existiese un requerimiento previo por escrito.

5. Derechos de los titulares
De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y las normas que la reglamenten, complemente, adicionen y/o modifiquen, los Titulares de los Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles que reposen en las Bases de Datos de VELSEGC tendrán los siguientes derechos y los demás que consagre la regulación local aplicable:

· Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles. Pudiendo ejercer este derecho, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
· Solicitar prueba de la Autorización otorgada salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, según lo establezcan las normas aplicables.
· Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles.
· Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
· Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la SIC haya determinado que en el tratamiento se ha incurrido en conductas contrarias a la regulación aplicable.
· Acceder en forma gratuita, según lo establecido en las normas aplicables, a sus Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles que hayan sido objeto de Tratamiento.

Así mismo, son derechos de los Titulares, todos los demás que señala la Ley y la Constitución Nacional.

6. Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos
La persona o área encargada de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos es:

Área Encargada: Calle 1 # 12-71
Correo Electrónico: gerencia@velsegc.com
Teléfono: 3113355775

7. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar la autorización.

7.1. Consultas
El Titular o su representante, podrá consultar la Información Personal del Titular entregada a VELSEGC, para lo cual deberá formular una solicitud por el medio habilitado por VELSEGC.
VELSEGC deberá atender la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta; cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
7.2. Reclamos
El Titular o su representante podrán solicitar la corrección, actualización o supresión, presentando un reclamo el cual deberá ser tramitado mediante solicitud escrita que contenga los siguientes datos:

· Identificación del Titular.
· Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
· Dirección de correspondencia del Titular.
· Documentos soporte de la solicitud.

VELSEGC requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que aporte documentos adicionales, en los casos en que resulte incompleta la solicitud.

Dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Recibido el reclamo, se incluirá dentro de los dos (2) días siguientes a la recepción del reclamo una nota dentro de la base de datos respectiva, en donde se establezca que un reclamo se encuentra en curso.

VELSEGC o quien corresponda atenderá el reclamo dentro de los quince (15) días hábiles siguientes contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En caso de no ser posible atenderlo en ese término, se informará al interesado, y se informarán las razones de la demora, y se dará respuesta en un término de máximo ocho (8) días.

Los Titulares podrán en todo momento rectificar, conocer y actualizar sus datos, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. De conformidad con la Ley, VELSEGC podrá negar el acceso a los Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles, o la revocatoria de la autorización, o la solicitud de supresión de un dato en los siguientes casos:

a. Cuando el solicitante no sea el Titular de los Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles, o el causahabiente, o el representante legal no esté debidamente acreditado para ello.
b. Cuando el solicitante no sea una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o no medie orden judicial.
c. Cuando el Titular tenga un deber legal de permanecer en la base de datos.
d. Cuando en su base de datos, no se encuentren los Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles del solicitante.
e. Cuando se lesionen los derechos de un Tercero.
f. Cuando exista un impedimento legal, o la resolución de una autoridad competente, que restrinja el acceso o los Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles, o no permita la rectificación, cancelación u oposición de estos.
g. Cuando la rectificación, cancelación u oposición haya sido previamente realizada.
8. Medidas de seguridad implementadas para conservar la privacidad y protección de datos personales
VELSEGC está comprometido con hacer un uso correcto, respecto al Tratamiento de los Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles de sus empleados, clientes, proveedores, entre otros, evitando el acceso no autorizado a terceros que permita conocer, vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que reposa en sus Bases de datos, por lo que ha desarrollado procedimientos internos para ofrecer medidas de seguridad en la protección y Tratamiento de los Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles.
VELSEGC exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.

En los casos en que VELSEGC actúa como Encargado de los Datos Personales y/o Sensibles garantiza establecer las medidas de seguridad informática suficientes para proteger los datos entregados, las cuales no serán, en ningún caso, menores a las que establezca la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia, de conformidad con lo establecido en el Decreto 1377 de 2013 como demás normas que lo complementen adicionen o modifique. Así como tratar la Información Personal según lo dispongan las Políticas de Privacidad y Tratamiento del Responsable.
En todo caso las partes deberán poner todos los esfuerzas y utilizar las herramientas tecnológicas que permitan salvaguardar la información.

9. Transferencia y/o transmisión de información personal
Los Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles de los Titulares podrán ser Transmitidos o Transferidos a empresas vinculadas, subordinadas, afiliadas o casa matriz de VELSEGC, empresas que podrán estar localizadas en países diferentes a Colombia que ofrezcan niveles diferentes de protección de Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles a los establecidos en Colombia. La información que sea objeto de Transferencia o Transmisión podrá ser utilizada para diversos objetivos comerciales, y otras actividades que VELSEGC considere apropiadas. VELSEGC también podrá revelar información cuando por mandato de ley y/o de autoridad competente le fuere requerido o por considerar de buena fe que dicha revelación es necesaria para: I) cumplir con procesos legales; II) responder reclamaciones que involucren cualquier contenido que menoscabe derechos de terceros o; III) proteger los derechos, la propiedad, o la seguridad de VELSEGC, sus grupos de interés y el público en general. En cualquier caso, los Avisos de Privacidad o Autorizaciones respectivas, informarán al Titular sobre la Transferencia o Transmisión de sus Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles. En todo caso VELSEGC garantiza la seguridad y confidencialidad de la Información Personal.

10. Término de almacenamiento de la información personal recolectada por VELSEGC
Cuando la Información Personal recolectada deje de ser necesaria para el cumplimiento de las finalidades previstas en la presente Política, en el respectivo Aviso de Privacidad o en la Autorización y en las disposiciones jurídicas aplicables, los Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles serán eliminados de la Base de Datos de VELSEGC a menos que exista alguna normatividad que obligue a retener y/o conservar la información, dependiendo de su naturaleza, por un período determinado.

11. Cambios de la política de tratamiento de datos de VELSEGC
VELSEGC se reserva el derecho de efectuar, modificaciones a la presente Política, que rige a partir de su publicación. De conformidad a lo establecido en el artículo 5 del Decreto 1377 de 2013, cuando se presenten cambios sustanciales, referidos a la identificación del responsable y a la finalidad del Tratamiento, los cuales afecten el contenido de la autorización será necesario comunicar dichos cambios al Titular. Además, VELSEGC obtendrá del titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento.

12. Información de niños y/o adolescentes menores de 18
Cuando se obtengan Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles de niños, niñas y adolescentes, se obtendrá la Autorización de los padres o tutor del menor.

Esta Política fue revisada y ajustada por última vez en Agosto 2020.